Des del 15 de gener de 2015 és obligatori utilitzar la factura electrònica a l’administració pública: estatal, autonòmica, local (ajuntaments, diputacions…), organismes autònoms, universitats públiques, entitats de dret públic, òrgans constitucionals i mútues d’accidents de treball i malalties professionals de la Seguretat Social.
L’administració pública pertinent pot indicar, de forma reglamentària, l’exempció de factures d’import inferior a 5.000 €.
Per a tal efecte, es crearà un punt general d’entrada de factures electròniques per a cadascuna de les administracions i, els proveïdors efectuaran els tràmits de facturació a través del format FACTURAE 3.2.1.
En el sector privat, les empreses amb més de 100 treballadors o bé amb un volum anual d’operacions superior a 6.010.121 € també estaran obligades a utilitzar la factura electrònica. I, així mateix, caldrà emprar-lo amb empreses que ho hagin sol·licitat de forma expressa.
Obligacions de l’emissor de la factura electrònica:
- Crear-la amb els requisits mínims de factura.
- Assegurar la llegibilitat del format original.
- Garantir l’acccés a les factures (visualitzar-les,buscar-les, copiar-les, imprimir-les…).
- Conservar les dades de la factura. Amb la base de dades n’hi ha prou.
- Comptabilitzar la factura.
- Garantir l’autenticitat, integritat i llegibilitat de les factures mitjançant els controls de gestió habituals que permetin la creació d’una pista d’auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis.
La garantia i la integritat de les dades es pot fer a través de:
- Signatura electrònica avançada o un certificat reconegut.
- Sistema d’intercanvi electrònic de dades (EDI) que prevegi aquests procediments.
- Mitjançant mitjans comunicats prèviament a l’AEAT i validats.
Obligacions del receptor de la factura electrònica:
- Recepció segura (comprovar els requisits i la seguretat de la signatura electrònica).
- Conservar la factura –o delegar-ho- en el seu format original.
- Assegurar-se de la llegibilitat del document.
- Garantir l’accés a la factura (visualitzar-les,buscar-les, copiar-les, imprimir-les…).
Format de la factura: se’n permeten de diferents (XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT…).
Hi ha l’obligació de conservar les factures electròniques, de la mateixa manera que les de paper: amb igual termini (Llei 58/2003, de 17 de desembre) i condicions (llegibilitat, autenticitat del seu origen i integritat del contingut).